woensdag 28 maart 2012

de rode lijn


Ik merk dat veel studenten moeite hebben met een rode lijn in hun eerste (analyse/bedrijfs)verslag.
De rode lijn ligt eigenlijk vast: die begint met de vraag van het stagebedrijf om iets uit te zoeken en die eindigt bij je eigen probleemstelling/ centrale vraag.
Daartussen liggen je analysemodellen, je verslag van werkzaamheden.
Voorbeeld: Je opdracht is om bij een makelaarskantoor uit te zoeken hoe het zit met de starters op de woningmarkt. Uiteraard begin je met literatuur, met enige regelmaat staan er artikelen in kranten en tijdschriften dat starters op de woningmarkt het moeilijk hebben een huur- of koopwoning te vinden.
Een algemene beschrijving van het makelaarskantoor, hun positie op de markt. Zitten ze hoog in de markt en zijn ze de doelgroep starters vergeten of juist niet? Wat is je conclusie richting rode lijn?
Dan werk je op dat kantoor: mensen die komen inschrijven op zoek naar een woning zul jij bij voorkeur inschrijven als het starters zijn: dan kun je ook wat doorvragen naar achtergronden en ervaringen. Komen daar al ideeen uit die je later misschien meer systematisch zou kunnen onderzoeken?
Eén van je collega's hoort dat en zegt dat hij heeft voorgesteld om voortaan geen starters meer in te schrijven, er is toch bijna nooit iets geschikts in het aanbod. Kun je daar iets mee?
Je verslag van werkzaamheden geeft dus allerlei aanknopingspunten op de rode lijn!
Je ervaringen van het werk leg je in zakelijke zinnen vast en je sluit af met conclusies, met name ook conclusies die een input hebben op de rode lijn!
Zo was er een student die opdracht had een nieuwe dienst in de markt te zetten. In het stagewerk bemerkte hij echter dat de gang van zaken op kantoor zo rommelig was dat men eigenlijk beter eerst intern de zaken op orde zou moeten brengen. Dan zouden ongetwijfeld de bestaande diensten ook beter kunnen gaan renderen. De conclusie richting rode lijn ligt voor de hand.
Dan komen je analyse modellen. Welke kies je? Modellen die iets verhelderen van de problematiek. Zo zou je in dit geval bijvoorbeeld eens kunnen kijken hoeveel geschikt aanbod jullie kantoor heeft voor starters. Hoe ligt dat stedelijk/regionaal? Is daar snel iets over te vinden? Statistieken! Is er misschien een rapport van de gemeente over de volkshuisvesting? Je hoeft nog niet alles diepgaand te onderzoeken... deze eerste fase is om je breed te orienteren en te kijken of er misschien interessante zaken te ontdekken zijn. Mogelijk later, in het onderzoekverslag, uit te werken!
We vragen niet voor niets twee tot vier analysemodellen: we willen dat je het probleem van meerdere kanten bekijkt. Er was een student die een nieuwe toerekeningsmethode van kosten/opbrengsten over de verschillende business-units moest ontwerpen. De financiële analyse was glashelder namelijk dat dat erg noodzakelijk was. Wat dan nog verder te onderzoeken? Denk eens heel anders, bijvoorbeeld: ga eens vragen wat de managers van de business units vinden van de cijfers op dit moment. Wat doen ze ermee? Hoe gebruiken ze de verstrekte stuurinformatie? Wat zijn hun bijstuurmogelijkheden? Of krijgen ze wel cijfers maar kunnen ze er verder toch niets mee omdat alles bepaald wordt door het hoofdkantoor/ centraal management?
Zo kom je uit je werk, je observaties, je analyses steeds tot conclusies. Die conclusies geef je steeds direct nadat je een onderdeel hebt afgerond. Je hoeft geen detective te schrijven waarbij de dader tot het laatst verborgen moet blijven omdat anders niemand het boek meer leest: Jij moet door telkens een tipje van de sluier op te lichten aangeven dat er toch anders tegen de oorspronkelijke vraag kan worden aangekeken de lezer bij de zaak betrekken en betrokken houden.
Tot slot ga je kijken wat er op de rode lijn staat, startend met de oorspronkelijke vraag. Maar hoe denk jij daar nu over nadat je gekeken en geanalyseerd hebt? Is er misschien aanleiding om de vraag toch een beetje of helemaal te veranderen? Zijn er misschien meer dingen van belang dan we aanvankelijk dachten?

Kortom probeer af te ronden met een conclusie waarin je de resultaten van je eerste fase vastlegt. Vaal leidt dat tot een probleemstelling/ centrale vraag die afwijkt van de oorspronkelijke idee. Dat is dan ook precies de bedoeling van de analysefase!

begin van de stage


Hoofdlijnen stage terugkomdag 1


Op de eerste stage terugkomdag komen de volgende onderwerpen aan de orde:
·         eindkwalificaties en activiteiten
·         werkplan en risicoanalyse
·         bedrijfsanalyse/methode  
·         verslag van werkzaamheden
·         literatuur
·         SMART centrale vraag / probleem

1.                eindkwalificaties en activiteiten


De stage heeft twee doelen: werken in de praktijk en onderzoek doen.
Bij werken in de praktijk behoort: toepassen van je vak, van alles wat je geleerd hebt (denk aan je studieboeken, vakken en vaardigheden van de eerste twee leerjaren!) en dat ook aantonen: eigen SWOT/ POP/Leerdoelen, herkennen en analyseren van organisatieproblemen.

Dit eerste doel komt voornamelijk tot uitdrukking in het bedrijfsanalyseverslag. Bij onderzoek doen behoort: koppeling theorie en praktijk, eigen bijdrage, literatuur, eisen opleiding en zeker ook: nuttig voor bedrijf. Hiervoor lever je een bewijs van bekwaamheid af in je onderzoeksverslag. Er zijn ook zaken die je geleerd hebt die niet zo passen in één van deze verslagen, gebruik daarvoor de aanbiedingsbrieven.

Aan het eind van het derde jaar toon je met behulp van je verslagen, je aanbiedingsbrieven en je beoordelingen in je eindgesprek aan dat je kunt voldoen aan de eindkwalificaties van de HBO-er:
  • Dat hij verworven kennis en kunde niet alleen kan reproduceren maar ook beargumenteerd kan toepassen in verschillende praktijksituaties, die aansluiten bij de toekomstige beroepsbeoefening;
  • Dat hij over de juiste houding beschikt om zich nieuwe kennis en inzichten eigen te maken;
  • Dat hij in staat is zich verder te professionaliseren doordat hij zich kritisch toont over het eigen functioneren en kan aangeven hoe dit verder te ontwikkelen;
  • Dat hij zelfstandig een praktisch probleem gemotiveerd kan traceren, analyseren en een bijdrage kan leveren om tot gefundeerde oplossingen te komen;
  • Dat hij in staat is om in een arbeidsorganisatie te functioneren op het HBO niveau van een beginnende beroepsbeoefenaar en eenvoudige leidinggevende en managementtaken kan uitvoeren;
  • Dat hij over de grenzen van de eigen organisatie kan kijken;
  • Dat hij een gelijkwaardige gesprekspartner is in uiteenlopende werk gerelateerde situaties;
  • Dat hij een visie heeft op de ontwikkeling van het vakgebeid in relatie tot maatschappelijke en/of ethische vraagstukken;
  • Dat hij in staat is zijn eigen toekomst in het werkveld vanuit een HBO perspectief te definiëren.
Het advies is: maak een lijst van eindkwalificaties, van vakken, van vaardigheden, eisen, methoden en technieken die je in het laatste jaar wilt gebruiken en hoe je daar verslag van gaat doen (bedrijfsverslag/ onderzoeksverslag/ aanbiedingsbrieven/ eindgesprek) teneinde aan te tonen dat je aan de eisen voldoet.

Denk met name aan de kernwoorden: multidisciplinair (een probleem altijd vanuit meerdere vakken/gezichtspunten bekijken), probleemgericht werken, methodisch werken, reflectief werken, professioneel denken en werken en sociaal-communicatieve vaardigheden (spreken/luisteren en lezen/schrijven!)
Bedenk dat je eigen bijdrage (kennis, positief kritische houding, vaardigheden, eigen mening, creativiteit, ideeën) in de verschillende stukken tot uitdrukking moet komen.

Maak voor jezelf keuzes: een concurrentieanalyse hoeft niet én in je stageverslag én in je onderzoeksverslag. Maak daarin dan een strategische keuze: op welke plaats je zo’n analysemethode het beste kunt gebruiken om je kennis en kunde aan te tonen. Je hebt heel veel analysetechnieken geleerd en je hoeft en kunt ze niet allemaal gebruiken. Zo zal een organisatieschema voor een bedrijf met vier medewerkers doorgaans weinig verhelderen.

Een probleem kun je altijd van meerdere kanten benaderen. Als je dat niet direct ziet bedenk dan eens hoe verschillende mogelijk betrokkenen ernaar kijken… de ondernemer, de klant, de medewerker, de accountant, de overheid, de politiek…
Werk planmatig!


2.                werkplan en risicoanalyse


Beschouw je stage als een echt project! Maak een plan met deadlines, data, vakantie, tijdsbesteding, aantal pagina's per onderdeel...

Bedenk de risico's en neem maatregelen om die te beheersen, uit ervaring: (veel) te laat starten/ ziekte (met een week griep of iets dergelijks moet je in je planning ergens rekening houden, ben je een aantal weken uit de roulatie met een behandeling die je moet ondergaan: inplannen en tijdig overleggen met stagecoach en school) / alles kwijt op je computer (stuur een e-mail aan jezelf en laat die mail in je postbus bij je provider staan of spreek met een vriend/vriendin af om over en weer back-up te zijn of: werk 'in the cloud')/ veel te veel taalfouten (vraag tijdig een meelezer/corrector)/ ineens een andere coach (overkomt 1/5 van de studenten) of mentor. Neem maatregelen!

Kortom: zorg dat je alles hebt (gegevens, data, literatuur) ook als alles tegenzit! Denk in dit verband ook aan artikelen, literatuur, internet pagina’s of een link: maak altijd een dump (bestand/ opslaan als/ webpagina opslaan). Informatie op internet kan snel wisselen en dan onvindbaar zijn.
Helaas: vertrouw niet op het fantastische computersysteem van je stagebedrijf. Als er iets mis gaat (en als je dat meemaakt ben je de eerste niet) dan gaat de aandacht naar de bedrijfsprocessen, de scriptie van de student terugzetten: dat komt nog wel een keer ... of niet.

Maak ook voor een stageverslag (bedrijfsverslag of onderzoeksverslag) een plan: voorwoord/inleiding: één pagina en daar ga ik... uur aan besteden en dat doe ik aan het eind dus één week voor de inleverdatum, de bedrijfsanalyse doe ik in vier pagina's en dat is dan één pagina toelichting en motivering van de keus/selectie en drie pagina's uitwerking enzovoorts.

Ga redelijk ver in detail, houd je planning bij en leer ervan. Altijd belangrijk: ik weet uit ervaring dat een A4-tje mij ongeveer 20 minuten kost om te schrijven (maar het lukt me nooit er drie in één uur te doen). Moet ik echter flink nadenken dan doe ik doorgaans één A4 in één uur en moet ik nog allerlei dingen uitzoeken dan reken ik met een dagdeel. Altijd handig om te weten als ik een rapport moet schrijven, dan weet ik tevoren hoeveel tijd ik moet plannen en dus ook hoe ik de deadline moet halen.

Denk ook om je lijst met eindkwalificaties, controleer regelmatig hoever je er mee bent!


3         Bedrijfsanalyse


Inleiding


In de bedrijfsanalyse is het de bedoeling dat met behulp van enkele (twee tot vier) analysemodellen een beeld geschetst wordt van het stagebedrijf. Je richt je daarbij uiteraard wel op de vraagstelling die je vanuit het stagebedrijf hebt gekregen. Als je werkt op een afdeling of regiokantoor van een grote bank dan moet je echt niet uitgebreid analyseren over de activiteiten overzee: het gaat om je eigen afdeling en de analyse zet je in het perspektief van de vraagstelling, ofwel de analyses moeten een bijdrage leveren aan een verbetering, toespitsing van de vraagstelling tot een centrale vraag en deelvragen. In je studie zijn tientallen modellen aan de orde gekomen. Allereerst worden hier de modellen aangegeven die in de afgelopen jaren door de studenten het meest gebruikt werden in hun eindscriptie.
Uiteraard kun je hieraan ideeën ontlenen voor je eigen opdracht/ analyse van je stagebedrijf.


Analysemodellen


·                     Geschiedschrijving, misschien wel de meest gebruikte methode: bedrijven zijn vaak trots op hun geschiedenis of het verklaart waarom het allemaal zo gekomen is. Na een reeks van organisaties of veel veranderingen die allemaal hun sporen hebben nagelaten kan het zinnig zijn terug te gaan naar de oorsprong of basis om van daaruit opnieuw na te denken wat er moet gebeuren. Het kan ook zijn dat er in het verleden ooit een heel sterk punt is gekomen waarop verder gebouwd kan worden.
·                     Organisatieschema/ organigram staat in bijna elke scriptie, maar is er ook iets van te leren… zijn er andere meer toegesneden modellen geschikter? Belangrijk is de filosofie erachter aan te geven: productgericht/ marktgericht, rol van de staf, afstemming tussen de delen van de organisatie.
·                     Sterkte/ zwakte analyse is ook bijna een standaard onderdeel van scripties. Het is toe te passen op de organisatie als geheel, maar ook op onderdelen. In de analysefase worden de kansen en bedreigingen niet altijdopgenomen. Voor een confrontatiematrix is het vaak helemaal te vroeg. Bedenk wel dat je een SWOT altijd toepast op één niveau van de organisatie, dus óf op afdelingsniveau, óf op bedrijfsniveau enzovoorts. Als de niveaus door elkaar heen lopen is het erg moeilijk een goede confrontatiematrix te maken. Als echter de SWOT een analysemethode is die het bedrijf zelf hanteert dan is er veel informatie en kun je deze methode misschien wel compleet afleveren tot en met alternatieve strategieen.
Je hoeft echt niet alle analysemethoden toe te passen: belangrijk is dat je goed gemotiveerd kiest voor een methode waarmee je je boodschap wil overbrengen. Hoe kun je de problemen of andere opvallende zaken die je ziet op een goede manier systematisch onder de aandacht brengen. Wat is het model dat je kiest als je ziet dat de directie druk is met sponsoring terwijl de relatie met de marketing afdeling en/of de financiële afdeling ontbreekt? Hoe breng je over dat de afdeling verkoop steeds grotere contracten afsluit met klanten waarvan de financiële afdeling weet dat ze heel slecht of misschien wel niet betalen?

Zoek in je leerboeken of op internet andere analysemethoden zoals…

  • Balanced score card
  • Activity based costing
  • Benchmarking
  • Capability maturity model
  • INK model (EFQM)
  • Kaizen
  • Kerncompetenties
  • Organisatiecultuur dimensies
… en bedenk wanneer je deze methoden zou kunnen toepassen.

Veel organisaties hangen een bepaalde filosofie aan voor hun eigen analyse. Dat kan heel basaal zijn: bijvoorbeeld omzetgroei desnoods ten koste van kwaliteit of klanttevredenheid, denk bijvoorbeeld aan telecommunicatie, kabel, energie en ziektekostenverzekeraars. Vaak echter is er intern een meer ontwikkeld systeem. Daar is dan veel informatie over en bovendien… om in zo’n bedrijf te werken / stage te lopen is het vaak gewoon noodzakelijk je in het systeem te verdiepen: laat zien dat je dat gedaan hebt! Gebruik dus altijd tenminste één analysemethode die actueel is in het bedrijf/ de organisatie waar je werkt!

·                     Veel gebruikt is het 7-S model: het geeft aan dat er een samenhang is tussen de zeven dimensies, dit model is vooral van nut als er onvoldoende samenhang is of als je dat denkt: bijvoorbeeld een bedrijf dat een heel creatief product maakt en intern heel star georganiseerd is. Dat kan goed samengaan, maar dat kan ook niet, of: dat het op den duur problemen oplevert. Denk bijvoorbeeld aan een uitgeverij van literaire boeken en waar na verloop van tijd de schrijvers vertrekken omdat ze geen echt contact meer kunnen maken met de medewerkers. Een meer recent voorbeeld is de jeugdzorg en het Maasmeisje. Er komt een onderzoek en het resultaat zal zijn dat alle harde variabelen kloppen of dat er in de structuur iets moet worden veranderd. De zachte variabelen bepalen echter de dagelijkse, praktische gang van zaken en die blijven doorgaans buiten het beeld van de managers/beleidsmakers. Als je het 7-S model gebruikt dan hoef je niet je aandacht te richten op die variabelen die toch wel kloppen maar besteed je vooral energie aan het uitwerken van de variabele die zorgt dat de organisatie uiteindelijk toch niet levert / kan leveren/ wat men aanbiedt. Momenteel geven wij de voorkeur aan het gebruik van het ESH-model
Ook veel gebruikt is het 5-krachten model (concurrentieanalyse) van Porter.
·                     Procesbeschrijvingen (als werkprocessen dominant zijn bijvoorbeeld in productie, transport, financiële sector) en statistieken (histogrammen / diagrammen)  zitten opmerkelijk vaak niet in de analyses van de studenten. Vaak is daar aanleiding voor: juist als alles in de goede volgorde moet, als meerdere mensen aan één project bezig zijn en ze weten van elkaar niet wat ze doen/ hoever ze zijn… of als uitgelegd moet worden hoe een seizoenpatroon verloopt of hoe kosten en opbrengsten geen rechtlijnig verband met elkaar hebben.
Raadpleeg boeken en internet. Zoek eens op managementsites zoals www.floor.nl enhttp://www.12manage.com/index_nl.html of kijk eens op blogpost over analyse.   Bedenk dat dit maar een selectie is van de gigantische hoeveelheid kennis en ideeën die je op het www kunt vinden! Vergeet ook wikipedia niet! Bedenk dat ook je eerste verslag literatuur moet bevatten, je hoeft niet alles over te schrijven en je hoeft niet uit te leggen wat de concurrentieanalyse van Porter precies inhoudt: Geef de hoofdzaak en verwijs naar je leerboek en een internetsite.

Kijk goed in je leerboeken want in deze samenvatting kunnen we niet alles benoemen. We vragen nog aandacht voor de Value Chain analysis van Porter, de driedimensionale businessdefinitie van Abell.. Keus genoeg!

Tip:
Sluit elke analyse altijd af met een conclusie, eventueel je eigen idee, creatieve inval of je eigen mening en…
Bedenk dat de bedrijfsanalyse in het eerste verslag de aanloop is naar de onderzoeksopzet, dus probeer in je conclusie alvast een achtergrond voor de probleemstelling aan te geven. Probeer te komen tot een doorlopend verhaal, dus dat de probleemstelling als het ware logisch voortvloeit uit je analyse.

In de analysefase maak je de schema’s analytisch, beschrijvend hoe het is. In een latere fase, de oplossingsfase is ook aan de orde: hoe het zou kunnen zijn. Soms moet je dan overeenkomstige schema’s met een ander perspectief naast elkaar zetten, met elkaar confronteren!

Wat is de goede methode? Wisten we het maar en konden we maar aangeven welke wel en welke niet. Besef dat het erom gaat dat je kiest uit verschillende modellen die ieder een ander licht op een situatie geven. Vergelijk het met een kleurenfoto, een zwart-wit foto, een rontgenfoto, een infrarood foto van hetzelfde object. Hier komt je kennis en kunde naar voren, jouw keuze uit de mogelijkheden. Vergeet daarbij het doel niet van het eerste verslag: coach en mentor gevoel en vertrouwen geven dat jij het tot zover begrepen hebt en klaar bent voor de volgende (onderzoek)fase!


4         verslag van werkzaamheden


Dit onderdeel is belangrijker dan je denkt: coach en mentor zullen dit met je bespreken in de eerste bijeenkomst en het is jouw kans om de werkzaamheden bij te stellen als daartoe aanleiding of behoefte is.

Schrijf daarom beslist niet over je avonturen, maar bewaar die voor een feest of voor de huiselijke kring. Geef de hoofdlijnen aan, geen details, kopieer geen taakomschrijvingen, geen dagboek… kies je woorden zorgvuldig: toon aan welk niveau (mbo/hbo) je werkzaamheden zijn.

Je kunt er zeker ook voor kiezen om bepaalde zaken juist niet in je verslag op te nemen maar in je aanbiedingsbrief.


5         literatuur


Start voor je onderzoek altijd met literatuur: bibliotheek, internet, oriënteer je!
Wij kennen drie niveaus van literatuur, in je verslagen zul je altijd die drie niveaus moeten laten zien, dus niet alleen leerboeken, niet alleen kranten of rapporten van een planbureau, niet alleen (interne) bedrijfsrapporten. Wel: van alles wat.
  1. rapporten, verslagen, brochures, items van internet
  2. kranten, boeken, gespecialiseerde websites, overheidspublicaties
  3. leerboeken, standaardwerken, encyclopedieën.
Citeer correct, soms is een verwijzing met een goede samenvatting en je eigen conclusie véél beter dan veel 'overschrijven.' Altijd de bron vermelden (voetnoot).

Ook in je bedrijfsverslag... geen uitgebreide taakomschrijvingen, geen uitgebreide bedrijfsbeschrijvingen maar pak de hoofdlijnen en verwijs naar een bijlage (als het echt heel belangrijk is) of naar een website en brochure, desnoods ook verwijzingen naar intranet: de mentor kan dat vaak niet zien maar je bedrijfscoach wel!

Voor je bedrijfsverslag hoef je echt de gebruikte methodes (SWOT, concurrentieanalyse, Porter, 'destep'  enzovoorts) niet uit te leggen. Vertel waarom je die methode kiest en laat zien dat je hem kunt gebruiken/toepassen. En verwijs naar je leerboek of een website waar de methode beschreven staat!
Houdt ook het nieuws in de gaten (kranten en dergelijke). Abonneer je op relevante nieuwsbrieven via internet, veel kranten, tijdschriften en vakbladen geven met een email aan belangstellenden een opgave van de inhoud van hun nieuwe nummer.

Tip: Maak bij Google®nieuws een alert aan en laat je alle nieuwsfeiten op je interessegebied = je onderzoeksonderwerp toesturen. Gebruik wel de zoektips van Google® (AND OR jokers aanhalingstekens).

Op de website van de school is onder algemeen/ artikelen de bèta versie van Google®/wetenschap beschikbaar. Maak daar gebruik van!
Zoek je echt een boek op een bepaald onderwerp: kijk eens op http://bibliotheek.startpagina.nl/ of op http://www.managementboek.nl/
Heel specifieke dingen, bijvoorbeeld als je bij een bedrijf werkt waar ze tapijt maken en het is belangrijk dat iemand de kwaliteitsverschillen weet tussen handgeknoopt, machinaal, tuften enzovoorts: verwijs naar een encyclopedie of een site waar dat uitgelegd wordt en geef in je verslag aan waarom die verschillende productiemethodes belangrijk zijn en wat voor gevolgen ze hebben.
Het is echt niet nodig om in een scriptie over een fitnesscentrum alle mogelijke technieken te beschrijven. Een link is voldoende en zelfs beter dan tientallen pagina’s met beschrijving van de wonderlijkste technieken.
Tip: werk je (veel met internet en /of links) maak dan een dump (kopie), morgen kan de informatie weg of gewijzigd zijn.


6         SMART centrale vraag / probleem




Onder de volgende link is een beschrijving en een SMART-doelen generator opgenomen;http://www.onderwijsachterstanden.nl/zoek.php/instrumenten/okhan007.html


Maar om een goede SMART centrale vraag te vinden moet je wel weten wat je precies moet invullen!

Daarvoor helpen drie benaderingen:
  • het niveau van organisatie waarop je werkt
  • de WWWWHW vragen
  • en uiteraard de antwoorden op de SMART vragen van de generator.

Bedenk eerst eens op welk niveau je vraag ligt: probeer vragen te formuleren op de hogere niveaus en op de lagere niveaus van organisatie:
  • Maatschappelijk: een wereld- of nationaal probleem..
  • Een probleem op bedrijfstak/ sector niveau
  • Op het niveau van de regio of van het bedrijf
  • Op het niveau van de vestiging of van de afdeling
  • Op het niveau van jouw bureau/computer
  • Op het niveau van de individuele klant

Voorbeeld: in de komende kabinetsformatie zal ongetwijfeld worden gesproken over de afschaffing van de fiscale hypotheekrente aftrek.

Op elk niveau van organisatie kun je een relevante vraag formuleren, van: ‘welke fiscale instrumenten worden in diverse landen ingezet om het eigen woningbezit te stimuleren?’ tot ‘Op grond van welke overwegingen kiest een klant voor een bepaalde hypotheekvorm?’
Ergens tussen deze twee uitersten zal jouw centrale vraag liggen: bijvoorbeeld op het niveau van een makelaars- of assurantiekantoor: ‘hoe ga ik mijn bestaande en nieuwe klanten adequaat informeren over de nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden?’

De ‘hogere’ vragen en de ‘lagere’ vragen zijn ook zeer van belang. De Nederlandsche Bank en betrokken ministeries hebben de vraag hoe het in andere landen is allang beantwoord. Daar zijn rapporten/ verslagen over. Ook de SER en andere overkoepelende en/of belangenorganisaties (Vereniging Eigen Huis) hebben standpunten ingenomen. Die rapporten en artikelen kun je achterhalen/ opvragen en dat is je literatuur! Daaraan ontleen je ideeën voor je eigen onderzoek!

Misschien is een deelvraag die relevant is om eens te kijken wat een klant belangrijk vind bij het product hypoyheek.

Op deze manier probeer je je centrale vraag zo goed mogelijk op een voor jou relevant niveau te leggen. Eén of meerdere niveaus hoger geven het algemene probleem, het kader aan, stap je één of meerdere niveaus lager dan kom je op deelvragen.

Een tweede benadering wordt gevormd door de W-vragen. Op internet is veel te vinden over de WWWWHW vragen.
Wie wat waar wanneer hoe waarom…

  • Wie: identificeer betrokken personen / diensten… Als je reizen wil verkopen kun je bedenken aan wie: ouderen/jongeren, privé/zakelijk…
  • Wat: identificeer acties, input, output, dingen… als je toerisme naar een bepaalde regio wil bevorderen: wat is er aantrekkelijk, wat kun je doen om het nog leuker te maken…
  • Waar: stappen, locatie, bronnen… als je concrete zaken onder de aandacht wilt brengen: waar ga je dat doen, waar ga je de klant bereiken bijvoorbeeld…
  • Wanneer: wat is je tijdsperspectief, hoelang gaat het duren, wanneer is de start… wat moet er allemaal klaar zijn voordat je de markt op kunt…
  • Hoe: werkwijze, methode, procedure… rechtstreeks of via bemiddelaars, tussenpersonen…
  • Waarom: behoefte, reden, motief… waarom wil ik iets op de markt brengen, waarom wil mijn stagebedrijf dat, waarom zou daaraan een behoefte bestaan?

De gestelde vragen zijn maar voorbeelden die je kunnen helpen om jouw probleem nader te bepalen.

Kijk tenslotte naar de vijf SMART vragen:

  • Zorg voor een heel concrete en precieze aanduiding…
  • Zorg voor een nauwkeurige bepaling hoeveel/ hoe groot…
  • Kijk of er draagvlak, medewerking is zowel binnen je bedrijf als daarbuiten (maatschappelijke acceptatie)…
  • Hoe zijn de omstandigheden: is er geld, zijn er mogelijkheden, is het haalbaar…
  • Wat is de tijdlijn, wanneer klaar, wanneer beginnen…

Als je dan op basis van het oorspronkelijke idee vanuit je bedrijf een SMART centrale vraag geformuleerd hebt ga je die terugkoppelen met je stagecoach en mentor teneinde tot overeenstemming te komen. Uiteraard gebruik je de ideeën uit de literatuur die je inmiddels hebt geraadpleegd daar bij!

De Centrale Vraag ga je ook toetsen:
  • Aan de hand van de lijst van eindkwalificaties
  • Vind je het zelf nog steeds interessant als probleem om 8 maanden aan te werken?
  • Past het probleem zoals je het nu geformuleerd hebt goed bij je afstudeerrichting?
  • Kun je een eigen werkplan maken dat sluitend is (tijd/ risico’s/ omvang/ kosten)?
  • Is het een echt onderzoek: dat is verzamelen en interpreteren van gegevens?

Bedenk dat je over een paar maanden toch een goede scriptie moet kunnen schrijven ook als blijkt dat ‘er niks uitkomt’ of als het stagebedrijf de aandacht een geheel andere kant op heeft gericht.

dinsdag 27 maart 2012

bedrijfsanalyse


In de bedrijfsanalyse is het de bedoeling dat met behulp van enkele analysemodellen een beeld geschetst wordt van het stagebedrijf. In je studie zijn tientallen modellen aan de orde gekomen. Allereerst worden hier de modellen aangegeven die in de afgelopen jaren door de studenten het meest gebruikt werden in hun eindscriptie.
Vervolgens wordt een opdracht geformuleerd.




Analysemodellen


  • Geschiedschrijving, misschien wel de meest gebruikte methode: bedrijven zijn vaak trots op hun geschiedenis of het verklaart waarom het allemaal zo gekomen is. Na een reeks van reorganisaties of veel veranderingen die allemaal hun sporen hebben nagelaten kan het zinnig zijn terug te gaan naar de oorsprong of basis om van daaruit opnieuw na te denken wat er moet gebeuren.
  • Organisatieschema/ organigram staat in bijna elke scriptie, maar is er ook iets van te leren… zijn er andere meer toegesneden modellen geschikter? Belangrijk is de filosofie erachter aan te geven: productgericht/ marktgericht, rol van de staf, afstemming tussen de delen van de organisatie.
  • Sterkte /zwakte analyse is welhaast een standaard onderdeel van scripties. Het is toe te passen op de organisatie als geheel, maar ook op onderdelen. In de analysefase worden de kansen en bedreigingen niet altijd opgenomen. Voor een confrontatiematrix is het vaak helemaal te vroeg.

Zoek in je leerboeken of op internet andere analysemethoden zoals…
  • Balanced score card
  • Activity based costing
  • Benchmarking
  • Capability maturity model
  • INK model (EFQM)
  • Kaizen
  • Kerncompetenties
  • Organisatiecultuur dimensies
… en bedenk of en wanneer je deze methoden zou kunnen toepassen.

Veel organisaties hangen een bepaalde filosofie aan voor hun eigen analyse. Dat kan heel basaal zijn: bijvoorbeeld omzetgroei desnoods ten koste van kwaliteit of klanttevredenheid (vooral in -nieuwe- vechtmarkten is dat nogal eens aan de orde). Vaak echter is er intern een meer ontwikkeld systeem. Daar is dan veel informatie over en bovendien… om in zo’n bedrijf te werken / stage te lopen is het vaak gewoon noodzakelijk je in het systeem te verdiepen: laat zien dat je dat gedaan hebt!

  • Veel gebruikt is het 7-S model: geeft aan dat er een samenhang is tussen de zeven dimensies, model vooral van nut als er onvoldoende samenhang is of als je dat denkt: bijvoorbeeld een bedrijf dat een heel creatief product maakt en intern heel star georganiseerd is. Dat kan goed samengaan, maar dat kan ook niet, of: dat het op den duur problemen oplevert. Denk bijvoorbeeld aan een uitgeverij van literaire boeken en waar na verloop van tijd de schrijvers vertrekken omdat ze geen echt contact meer kunnen maken met de medewerkers.
  • Procesbeschrijvingen (als werkprocessen dominant zijn bijvoorbeeld in productie, transport, financiële sector) en statistieken (histogrammen / diagrammen)  zitten opmerkelijk vaak niet in de analyses van de studenten. Vaak is daar aanleiding voor: juist als alles in de goede volgorde moet, als meerdere mensen aan één project bezig zijn en ze weten van elkaar niet wat ze doen/ hoever ze zijn… of als uitgelegd moet worden hoe een seizoenpatroon verloopt of hoe kosten en opbrengsten geen rechtlijnig verband met elkaar hebben.
Raadpleeg boeken en internet. Zoek eens op managementsites zoals www.floor.nl  of kijk in het "handboek bedrijfskundige analyse: TE BEREIKEN VIA WAYBACK MACHINE http://web.archive.org/web/20050223172643/http://www.energieq.nl/index.phtml?klik=6&table=producten )


Bedenk dat dit maar een selectie is van de giga hoeveelheid kennis en ideeën die je op het www kunt vinden! Vergeet ook wikipedia niet!

Tot slot:
Sluit je analyse altijd af met een conclusie, eventueel je eigen idee, creatieve inval of je eigen mening maar…
Bedenk dat de bedrijfsanalyse in het eerste verslag de aanloop is naar de onderzoeksopzet, dus probeer in je conclusie alvast een achtergrond van de probleemstelling aan te geven.